Town hall meetings zijn goede gelegenheden voor bestuur en politiek om specifieke groepen of bewoners in een informele sfeer te ontmoeten. Maar hoe organiseer je een succesvolle meeting? Een whitepaper en een infographic geven tips en adviezen.

Town hall meeting in ongedwongen sfeer

Steeds vaker wordt een town hall meeting ingezet als een informele gelegenheid waarbij overheden, bedrijven en burgers elkaar ontmoeten. De bijeenkomst moet de afstand verkleinen en het bestuur toegankelijker maken. Burgers, bedrijven en instellingen kunnen zo hun bezorgdheden en voorkeuren op een persoonlijke ontspannen manier ventileren of samen met de overheid naar oplossingen zoeken. Om het ongedwongen karakter te benadrukken en iedereen op z’n gemak te stellen, heeft de bijeenkomst een minimum aan organisatie, structuur en leiding. Het liefst gaat de das af en het jasje uit.

Burgerparticipatie naar Amerikaans model

Het concept van de town hall meeting is geleend van de lokale bestuursstijl in New England in de VS waarbij de lokale burgers bijeenkomen om te besluiten over kwesties die voor hun gemeente van belang zijn. Alle aanwezigen hebben stemrecht en ze kunnen hun zaak direct bepleiten bij de gekozen ambtenaren. Zover gaat het in Nederland niet. Wel gaan steeds meer gemeenten over tot ‘stadgesprekken’ om de lokale politiek toegankelijker en transparanter te maken voor de inwoners. Uiteraard zien we bij de opvang van vluchtelingen vaak voorbereidende of oriënterende stadsgesprekken. Die voorlichtingsbijeenkomsten zijn echter vaak wel strak georganiseerd en geregisseerd.

Hoe voorkom je teleurstellingen?

Een town hall meeting is geschikt om in gesprek te gaan met een groep kiezers, werknemers of bewoners. Maar hoe voorkom je dat het een saaie bedoening wordt? Dat alleen de usual suspects komen? Of dat er geen uitwisseling plaatsvindt? Of dat het een bijeenkomst wordt zonder resultaat?

Succesvolle en levendige meeting

Om te zorgen voor een levendige town hall meeting is een goede organisatie nodig. Want zo’n meeting moet een doel hebben en je wilt ook dat dat doel de doelgroep bereikt. Voor een uitgebreide beschrijving van het organiseren van een town hall meeting is de whitepaper How to organize a town hall meeting (14 pagina’s) van Faces & Voices of Recovery een handig naslagwerk. Veel toegankelijker is de infographic van het Amerikaanse communicatiebureau Alive With Ideas. Het is een afbeelding met adviezen, tips en aanbevelingen voor het houden van een levendig evenement waarbij de aanwezigen niet het gevoel krijgen dat ze hun tijd beter konden besteden.

Bronnen: Communicatie online, www.facesandvoicesofrecovery.org, wisegeek.org

Delen: